АДМИНИСТРАЦИЯ
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ВОЛОДАРСКИЙ  СЕЛЬСОВЕТ
ПЕРВОМАЙСКОГО РАЙОНА
ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

07.12.2012  № 258 - п	 	
«Об утверждении Административного регламента исполнения муниципальной функции «Организация системы работы с документами, установление единого порядка и правил ведения делопроизводства в администрации  муниципального образования Володарский сельсовет Первомайского района Оренбургской области»		

В соответствии Конституцией Российской Федерации,  Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 09.02.2009 "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления",  Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" постановляю:
1. Утвердить Административный регламент исполнения муниципальной функции «Организация системы работы с документами, установление единого порядка и правил ведения делопроизводства в администрации  муниципального образования Володарский сельсовет Первомайского района Оренбургской области» согласно приложению.
 2. Настоящее постановление вступает в силу после его официального обнародования на информационных стендах в администрации Володарского сельсовета, Пономаревского сельского дома культуры, Маевской основной школы филиала муниципального автономного общеобразовательного учреждения «Володарская средняя общеобразовательная школа полного дня», Заревской основной школы филиала муниципального автономного общеобразовательного учреждения «Володарская средняя общеобразовательная школа полного дня», Веснянского сельского дома культуры.
3. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.
           
Глава муниципального образования                                                               Володарский сельсовет                                                                        В.А.Дурманов 

Разослано: в дело, прокуратуру, администрации района.

Приложение
к постановлению администрации 
муниципального образования 
Володарский сельсовет 
от 07.12.2012  №258-п

Административный регламент 
исполнения муниципальной функции «Организация системы работы с документами, установление единого порядка и правил ведения делопроизводства в администрации  муниципального образования Володарский сельсовет Первомайского района Оренбургской области»

I. Общие положения 

1.1. Область применения
Административный регламент исполнения муниципальной функции "Организация системы работы с документами, установление единого порядка и правил ведения делопроизводства в администрации муниципального образования Володарский сельсовет Первомайского района Оренбургской области» (далее - административный регламент) разработан в целях повышения качества исполнения и доступности муниципальной функции, определения сроков, состава и последовательности выполнения административных процедур при исполнении муниципальной функции.

1.2. Термины и определения
В настоящем административном регламенте применяются следующие термины и определения:
Делопроизводство; документационное обеспечение управления - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Управление документами - совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в администрации муниципального образования Володарский сельсовет Первомайского района Оренбургской области.
Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.
Правила документирования - требования и нормы, устанавливающие порядок документирования.
Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признаку содержания и целевого назначения.
Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.
Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности.
Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Вид письменного документа - принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.
Наименование документа - обозначение вида письменного документа.
Организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирование деятельности органов власти.
Оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.
Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа.
Подпись - реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись должностного лица.
Дата документа - реквизит документа, содержащий указанные на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.
Заголовок документа - реквизит документа, кратко излагающий его содержание.
Согласование документа - реквизит документа, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.
Утверждение документа - реквизит документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.
Виза документа - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
Резолюция документа - реквизит документа, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.
Подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
Подлинник (официального) документа - первый или единственный экземпляр официального документа.
Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
Заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Входящий документ, поступивший документ - документ, поступивший в организацию.
Исходящий документ, отправляемый документ - официальный документ, отправляемый из организации.
Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.
Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Регистрационный индекс документа - регистрационный номер документа, цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Заявитель - лицо, делающее официальное заявление, либо направляющее письменную просьбу в адрес официальных органов.
Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.
Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.
Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.
1.3. Наименование муниципальной функции 
Наименование муниципальной функции - "Организация системы работы с документами, установление единого порядка и правил ведения делопроизводства в администрации муниципального образования Володарский сельсовет Первомайского района Оренбургской области".
1.4. Наименование органа, исполняющего муниципальную функцию
Муниципальная функция "Организация системы работы с документами, установление единого порядка и правил ведения делопроизводства в администрации муниципального образования Володарский сельсовет Первомайского района Оренбургской области" исполняется специалистом 2 категории администрации муниципального образования Володарский сельсовет Первомайского района Оренбургской области (далее – специалистом администрации).
Результатом исполнения муниципальной функции является качественная организация системы работы с документами, единый порядок и правила ведения делопроизводства в администрации района.
1.5. Срок исполнения муниципальной функции
1.5.1. Сроки исполнения заданий, поручений, требований, запросов исчисляются в календарных днях с момента их поступления (регистрации).
1.5.2. Вся поступившая корреспонденция должна быть представлена главе администрации в день ее поступления.
1.5.3. Поручения главы администрации, содержащие указание "Срочно" (или аналогичное), подлежат исполнению в течение трех дней с момента поступления. Указание "Оперативно" предусматривает 10 - дневный срок исполнения.
Если срок исполнения в поручении не указан, оно подлежит исполнению в течение 30 дней с момента его поступления (регистрации). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, поручение подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
Индивидуальные сроки исполнения поручения устанавливаются в резолюциях главы администрации.
1.5.4. Изменение индивидуального срока исполнения поручения главы администрации муниципального образования Володарский сельсовет производится только по указанию главы администрации муниципального образования Володарский сельсовет (далее - главы администрации).
Срок исполнения задания, поручения, требования, запроса может быть продлен только тем лицом или учреждением, которыми он был установлен.
1.5.5. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или после другого документированного подтверждения исполнения.

1.6. Правовые основания для исполнения муниципальной функции
Исполнение муниципальной функции в администрации муниципального образования Володарский сельсовет осуществляется в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации;
- Федеральным законом от 09.02.2009 №8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";
- Государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";
- Государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения";
- Уставом муниципального образования Володарский сельсовет Первомайского района Оренбургской области;
- иными нормативно-правовыми актами.

II. Порядок информирования об исполнении муниципальной функции
2.1. Информация об исполнении муниципальной функции является открытой, общедоступной и предоставляется по запросу заинтересованных лиц. Информация о порядке исполнения муниципальной функции предоставляется:
- непосредственно в администрации муниципального образования Володарский сельсовет (далее – администрация сельсовета);
- с использованием средств электронной почты;
- посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети Интернет), публикации в средствах массовой информации, размещения информации.
Информирование заявителей об исполнении муниципальной функции осуществляется заместителем главы администрации сельсовета.
2.1.1. Информация о ходе исполнения муниципальной функции предоставляется: 
- по адресу: 461980, Оренбургская область, Первомайский район, п. Володарский, ул.Володарского, 8б;
- по телефону: 8 (35348) 4-92-92;
- на официальном Интернет-сайте муниципального образования Первомайский район pervomay.orb.ru в разделе «Муниципальные образования»
Часы работы администрации сельсовета:
понедельник – пятница с 09-00 до 18-00
Перерыв с 13-00 до 14-00, суббота, воскресенье – выходные дни
         Электронный адрес администрации сельсовета: vol-selsovet2009-8b@yandex.ru

2.1.2. В любое время с момента регистрации документа заявитель имеет право ознакомиться с информацией, касающейся рассмотрения данного обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую законом тайну.
2.1.3. Информация по исполнению муниципальных функций предоставляет заместителем главы администрации сельсовета  по следующим вопросам:
- о дате получения документа;
- о номере его регистрации;
- о резолюции руководителя;
- о постановке документа на контроль;
- о направлении его на рассмотрение в отраслевые (функциональные) и территориальные органы администрации  района, о снятии с контроля.
2.2. Порядок получения консультаций о процедуре исполнения муниципальной функции
2.2.1. Консультации о процедуре исполнения муниципальной функции предоставляются специалистом администрации.
2.2.2. При консультировании специалистом администрации предоставляются следующие сведения:
- о порядке оформления документов в соответствии правилами оформления документов в администрации  муниципального образования Володарский сельсовет Первомайского района, утвержденными распоряжением администрации от 08.02.2007  N 04-р (далее по тексту - правила оформления);
- о входящих номерах, под которыми зарегистрированы в системе делопроизводства поступающие документы.
2.2.3. При получении запроса по телефону специалист администрации:
- называет наименование органа, в который позвонил заявитель;
- представляется, назвав свою фамилию, имя, отчество;
- предлагает заявителю представиться;
- выслушивает и уточняет суть интересующей заявителя информации;
- вежливо, корректно и подробно дает ответ по существу вопроса;
- при невозможности в момент обращения ответить на поставленный вопрос предлагает заявителю перезвонить в конкретный день и в определенное время для получения информации;
- к назначенному сроку подготавливает запрашиваемую информацию.
2.2.4. Результатом предоставления справочной информации при личном обращении заявителя или при обращении по телефону по вопросу исполнения муниципальной функции является информирование заявителя по существу обращения в устной форме.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

3.1. Последовательность административных процедур по организации системы работы с входящими (поступающими) документами
Исполнение муниципальной функции включает в себя следующие административные процедуры:
- доставка документов;
- прием, обработка, предварительное рассмотрение и распределение входящих (поступающих) документов;
- регистрация входящих (поступающих) документов;
- передача входящих (поступающих) документов;
- рассмотрение входящих (поступающих) документов главой администрации и его заместителем (визирование, согласование, утверждение, вынесение резолюции);
- постановка входящих (поступающих) документов на контроль;
- контроль исполнения документов;
- работа исполнителей с документами;
- исполнение документов.
3.1.1. Доставка документов
3.1.1.1. Доставка документов в администрацию сельсовета осуществляется средствами почтовой, курьерской, фельдъегерской связи, а также нарочным способом.
3.1.2. Прием, обработка, предварительное рассмотрение и распределение входящих (поступающих) документов
3.1.2.1. Документы, поступающие в администрацию сельсовета, проходят прием, обработку, предварительное рассмотрение и распределение.
Прием и обработка документов, поступающих в администрацию сельсовета, осуществляется специалистом администрации.
Специалист администрации:
- проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки;
- вскрывает конверты за исключением конвертов с пометкой "Лично", "Конфиденциально" (пакет с пометкой "Лично" или "Конфиденциально" вскрывается самим адресатом или уполномоченным им лицом), проверяет наличие в них документов и приложений к ним (разорванные документы подклеиваются);
- возвращает адресату полученные документы с соответствующим сопроводительным письмом по форме согласно приложения 1 к Административному регламенту, в котором указывает причины возврата документа, в случае поступления письма не полной комплектности (при наличии приложений), а также при поступлении документов, не имеющих юридической силы;
- при необходимости, в случае отсутствия в конвертах договоров, актов экспертизы, технических документов, факт отсутствия документов подтверждает составлением акта. Акт составляется в двух экземплярах по форме согласно приложения 2 к Административному регламенту. Один экземпляр хранится в администрации сельсовета, второй направляется с сопроводительным письмом адресату;
- возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов, а также при поступлении личных и доплатных документов (доплатный документ- документ, для получения которого необходима оплата услуг по его пересылке).
Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Перечень нерегистрируемых документов, поступающих в администрацию района, приведен в Приложении  3 к настоящему регламенту.
Документы, адресованные главе администрации, заместителю главы администрации регистрируются.
Специалистом администрации прием документов на текущий день для рассмотрения главой администрации сельсовета осуществляется с понедельника по пятницу до 16.00 час. и поступает на рассмотрение руководству в 17.00 час.
Последующая поступающая корреспонденция в этот день готовится в почту главы администрации и его заместителя для её рассмотрения на следующий день, за исключением документов, требующих срочного решения.
3.1.2.2. Поступившие документы, адресованные главе администрации сельсовета, а также без указания конкретного лица администрации сельсовета  предварительно рассматриваются специалистом администрации, а затем направляются главе администрации.
Предварительное рассмотрение поступивших документов проводится с целью их распределения на требующие обязательного рассмотрения главой администрации и на направляемые непосредственно ответственным исполнителям.
Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания на основании установленного в администрации сельсовета распределения обязанностей.
Специалистом администрации в первую очередь обрабатываются документы с указаниями, свидетельствующими о срочности их исполнения, или с пометкой о срочности их доставки.
Документы, поступившие для руководства  других организаций, должны быть в обязательном порядке направлены на регистрацию специалисту администрации.
Результатом предварительного рассмотрения является распределение поступающих документов внутри администрации сельсовета в соответствии с установленным распределением обязанностей между главой администрации, его заместителем и других работников администрации.
3.1.2.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются главе администрации для рассмотрения и организации исполнения.
3.1.2.4. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем, регистрируется и оперативно передается главе администрации.
3.1.2.5. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
- передаваемый документ (текст, схема, графическое изображение) должен быть выполнен на бумаге формата А4 черным цветом;
- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче;
- запрещается передавать секретные сведения, тексты документов с пометкой "Для служебного пользования";
- подлежащий передаче документ регистрируется; подлинники документов, после их передачи с помощью факсимильной связи, возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
- поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам в день их приема, срочные - немедленно;
- при пользовании факсимильной связью следует иметь в виду, что служебная информация, передаваемая по каналам факсимильной связи, не является официальным документом;
- поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение;
- при необходимости включения факсограммы в дело длительного срока хранения с нее делается копия, которая помещается в дело.
3.1.2.6. Документы в электронном виде, поступающие в администрацию сельсовета, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение главой администрации и доставляются исполнителям.
3.1.3. Регистрация входящих (поступающих) документов
3.1.3.1. Регистрации подлежат все входящие документы, требующие исполнения и использования в справочных целях, за исключением указанных в Приложении  3 к настоящему административному регламенту.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
3.1.3.2. Регистрация входящих документов осуществляется в день их поступления в администрацию сельсовета. Срочные документы регистрируются с датой и временем их получения. Если корреспонденция не вскрывается ("Лично", "Конфиденциально"), то регистрационный штамп может ставиться на конвертах и упаковке конвертов.
3.1.3.3. Специалист администрации:
- в правом нижнем углу лицевой стороны первой страницы входящего документа проставляет регистрационный штамп "Администрация муниципального образования Володарский сельсовет Первомайского района Оренбургской области" с указанием присвоенного письму регистрационного номера. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом, то штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение;
- при необходимости, кроме регистрационного номера, проставляет время получения;
- при наличии второго экземпляра входящего документа проставляет на нем печать, в котором указывает дату поступления и подпись лица, получившего документ. Второй экземпляр возвращает заявителю.
3.1.3.4. Документы регистрируются один раз: входящие (поступающие) - в день поступления, исходящие (отправляемые) - в день подписания или утверждения.
3.1.3.5. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в местах создания и исполнения. Входящие документы Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, органов власти Оренбургской области, поступающие на рассмотрение главе администрации, заместителю главы администрации организационно-распорядительные документы, переписка за подписью главы администрации и заместителя главы, протоколы и решения регистрируются специалистом администрации.
3.1.3.6. Документы регистрируются в журналах регистрации.
3.1.4. Передача входящих (поступающих) документов
3.1.4.1. Передачу входящих документов осуществляет специалист администрации с учетом распределения обязанностей между муниципальными служащими.
3.1.5. Рассмотрение входящих (поступающих) документов главой администрации и его заместителем (визирование, согласование, утверждение, вынесение резолюции).
3.1.5.1. При рассмотрении входящих (поступающих) документов главой администрации выносится резолюция.
В состав резолюции входят следующие элементы:
- фамилия исполнителя (исполнителей);
- содержание поручения (при необходимости);
- срок исполнения;
- подпись;
- дата.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
3.1.5.2. Рассмотренные главой администрации документы возвращаются специалисту администрации, где в регистрационный журнал вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.
3.1.6. Постановка входящих (поступающих) документов на контроль
3.1.6.1. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения (сроки исполнения документа указаны в тексте или данный документ был поставлен на контроль руководителем).
При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают словом (штампом) "Контроль".
3.1.7. Контроль исполнения документов
3.1.7.1. Контроль исполнения документов включает в себя: регулирование хода исполнения документа, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело.
3.1.7.2. Контроль исполнения документа возлагается на заместителя главы администрации.
3.1.7.3. Специалист администрации проводит обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.
3.1.8. Работа исполнителей с документами
3.1.8.1. Работа исполнителей с документами предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку исходящего документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством администрации, его регистрацию, пересылку адресату, снятие документа с контроля.
3.1.9. Исполнение документов
3.1.9.1. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или после другого документированного подтверждения исполнения.
3.1.9.2. Специалистом администрации на документе и в регистрационных формах проставляется отметка об исполнении, а также подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель, дата).

3.2. Последовательность административных процедур по организации системы работы с исходящими (отправляемыми) документами

3.2.1. Последовательность административных процедур
3.2.1.1. Исполнение муниципальной функции включает в себя следующие административные процедуры:
- подготовка исходящего (отправляемого) документа в соответствии с резолюцией главы администрации и его заместителя;
- визирование исходящего (отправляемого) документа руководителем органа, ответственным за подготовку документа;
- - передача документа в канцелярию для проверки соответствия требованиям правил оформления документов;
- визирование главой администрации и его заместителем;
- регистрация исходящих (отправляемых) документов;
- передача исходящих (отправляемых) документов.
3.2.2. Подготовка исходящего (отправляемого) документа в соответствии с резолюцией главы администрации.
3.2.2.1. Исходящие (отправляемые) документы администрации сельсовета готовятся как:
- ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, органов власти Оренбургской области;
- ответы о выполнении поручений Губернатора Оренбургской области;
- ответы на задания, поручения главы района;
- ответы на задания, поручения, требования, запросы различных организаций и предприятий;
- инициативные письма;
- сопроводительные письма.
3.2.2.2. Сроки подготовки исходящих (отправляемых) документов устанавливаются исходя из резолюции главы администрации и его заместителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Тексты должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции.
Сроки подготовки инициативных писем определяются главой администрации.
3.2.5. Передача документа специалисту администрации для проверки соответствия требованиям правил оформления документов.
3.2.5.1. Исходящие (отправляемые) документы, поступающие на подпись главе администрации и его заместителю, должны соответствовать требованиям правил оформления.
Бланки отправляемых документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм).
Виды и формы бланков, применяемых в администрации сельсовета, утверждены распоряжением главы района от 08.02.2007 № 04-р.
Бланки документов должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться для исполнения другим организациям и лицам.
В случае несоответствия исходящих (отправляемых) документов к предъявляемым требованиям правил оформления, они возвращаются на доработку.
3.2.5.2. Ответственность за качество подготовки исходящих (отправляемых) документов возлагается лично на работников администрации, осуществивших подготовку документа в соответствии с резолюцией главы администрации.
3.2.6. Визирование главой администрации и его заместителем
3.2.6.1. Исходящие (отправляемые) документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными полномочиями.
В состав реквизита "Подпись" входят:
- наименование должности лица, подписавшего документ;
- личная подпись;
- расшифровка подписи.
При подписании исходящего (отправляемого) документа несколькими лицами разных должностей их подписи располагают на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей.
3.2.7. Регистрация исходящих (отправляемых) документов
3.2.7.1. Регистрации подлежат все исходящие (отправляемые) документы, подписанные главой администрации и его заместителем.
Документы регистрируются один раз: исходящие (отправляемые) - в день подписания или утверждения.
Регистрационный номер состоит из порядкового номера документа.
После регистрации исходящего (отправляемого) документа специалист администрации один экземпляр исходящего (отправляемого) документа, содержащего визу работника администрации, подготовившего исходящий (отправляемый) документ, подшивает в дело согласно номенклатуре дел, второй экземпляр выдает исполнителю для дальнейшей работы.
3.2.8. Передача исходящих (отправляемых) документов
3.2.8.1. В зависимости от содержания и срочности документы, отправляемые администрацией сельсовета, доставляются адресатам средствами почтовой, курьерской, фельдъегерской и электрической связи, а также нарочным способом. Выбор способа доставки определяется в каждом конкретном случае исполнителем.
С помощью средств электрической связи осуществляется передача телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.
Документы отправляются адресатам полностью оформленными и зарегистрированными, с указанием почтового адреса, номера телефона, электронного адреса или с указанием на рассылку.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или специалиста администрации.
Отправкой подписанных и зарегистрированных документов занимаются специалисты администрации, подготовившие данные документы.
3.2.9. Порядок прохождения внутренних документов
3.2.9.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению исходящих (отправляемых) документов, а на этапе исполнения - входящих (поступающих) документов.

IV. Формы контроля исполнения административного регламента 

3.1. Контроль полноты и качества исполнения настоящего административного регламента включает в себя выявление и устранение нарушений в организации системы работы с документами, устранение нарушений в установленном едином порядке и в правилах ведения делопроизводства в администрации сельсовета.
3.2. Текущий контроль исполнения муниципальной функции и контроль принятия решения осуществляется специалистом администрации.
3.3. Контроль за исполнением муниципальных функций осуществляется  заместителем главы администрации района курирующим организацию работы по исполнению муниципальной функции, проверок соблюдения и исполнения специалистом администрации положений  регламента, иных нормативно-правовых актов Российской Федерации, Оренбургской области, муниципальных правовых актов Первомайского района.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, исполняющего муниципальную функцию

4.1. Заявитель может обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения должностных лиц, ответственных за исполнение муниципальной функции, устно или письменно посредством почтовой, факсимильной связи к:
- главе администрации;
- заместителю главы администрации;
- специалисту администрации.
Жалобы подлежат обязательной регистрации в журнале регистраций входящих (поступающих) документов. В случае необходимости в подтверждении своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы, либо их копии. 
4.2. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение жалобы:
- обеспечивает объективное всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости с участием заявителя, направившего жалобу;
- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов;
-Жалоба, поступившая к должностному лицу администрации, рассматривается в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации.
 Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.
В случаях, требующих для разрешения вопросов, поставленных в жалобе, проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, принятия других мер, сроки рассмотрения жалобы заявителя могут быть продлены не более чем на 5 дней с сообщением об этом обратившемуся заявителю и обоснованием необходимости продления сроков.

Приложение  1
к административному регламенту,
утвержденному постановлением администрации 
муниципального образования
 Володарский сельсовет
от 07.12.2012 №258-п

АДМИНИСТРАЦИЯ	

МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ	

ВОЛОДАРСКИЙ СЕЛЬСОВЕТ	

ПЕРВОМАЙСКОГО РАЙОНА	

ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ	

461980, п.Володарский,	

ул. Володарского, 8б	

телефон      353 (48)    4-92-92	

телефакс     353 (48)    4-26-02	

e-mail –vol-selsovet2009-8b@yandex.ru

_____________   № 02-06/______

	

	

О возврате полученной корреспонденции

Уважаемый ______________________________________ !
Нами получено Ваше письмо от __________ N ____________, к которому прилагаются документы по вопросу: ________________________
____________________________________________________________________ ______________
_________________________________________________.
Однако после вскрытия конверта было обнаружено, что в приложении отсутствуют:
документы: ________________________________________________________
_________________________________________________________________.
листы: ___________________________________________________________;
экземпляры: _______________________________________________________.
Просим Вас обеспечить срочную высылку недостающих документов (листов, экземпляров).
С уважением,

Специалист администрации	
                 (Ф.И.О.)             	

Приложение  2
к административному регламенту,
утвержденному постановлением администрации
муниципального образования 
Володарский сельсовет
от 07.12.2012 №258-п

Администрация муниципального образования Володарский сельсовет Первомайского района Оренбургской области

Акт ________ N ________

Место составления 
об отсутствии документов в полученной корреспонденции
Специалистом администрации
__________________________________________________________________
(должности, фамилии, инициалы)
в присутствии ______________________________________________________
_________________________________________________________________
(должности, фамилии, инициалы)
при вскрытии письма (бандероли) от _______________________ N ________
поступившего из ___________________________________________________,
(наименование организации)
было обнаружено отсутствие ________________________________________
_________________________________________________________________.
(наименование документов, материалов)

Составлен в двух экземплярах:
1-й экз. - в дело N __________
2-й экз. - в организацию - отправителя полученной корреспонденции

Должности 	Подписи	Расшифровка
   подписей	

Приложение  3
к административному регламенту,
утвержденному постановлением администрации
муниципального образования
 Володарский сельсовет
от 07.12.2012 №258-п

Перечень 
нерегистрируемых документов

1. Копии нормативных актов субъектов Российской Федерации.
2. Ведомственные статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры.
3. Отчеты и информации, прилагаемые для сведения.
4. Газеты, журналы, брошюры и другие периодические издания.
5. Поздравительные письма, телеграммы, открытки, пригласительные билеты.
6. Извещения о совещаниях, конференциях и семинарах, программы их проведения и материалы к ним, кроме правительственных.
7. Рекламные проспекты.
8. Копии счетов на оплату.
9. Бланки документов и формы.
10. Первичная документация бухгалтерского учета.
11. Документы материального учета.
12. Правовые акты (копии)  муниципальных образований.
13. Справочно-информационные материалы.
14. Планы и программы повышения деловой квалификации.
15. Документы без подписей.
Примечание. Документы, перечисленные в пунктах 3, 4, 9, 11, 12, 13, 14, подлежат специальному учету в администрации сельсовета.

АДМИНИСТРАЦИЯ
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
           ВОЛОДАРСКИЙ СЕЛЬСОВЕТ
ПЕРВОМАЙСКОГО РАЙОНА
ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ

461980, п.Володарский
ул.Володарского 8 б
телефон (353)48 4-26-02
факс (353)48 4-26-02
e-mail – vol-selsovet2009-8b@yandex.ru

21.12.2012  №02-06/56			

СПРАВКА
об официальном обнародовании 
муниципального нормативного правового акта 
муниципального образования Володарский сельсовет 
Первомайского района Оренбургской области

	В соответствии со статьей 40 Устава муниципального образования Володарский сельсовет Первомайского района Оренбургской области постановление администрации муниципального образования Володарский сельсовет от 07.12.2012  №258-п  «Об утверждении Административного регламента исполнения муниципальной функции «Организация системы работы с документами, установление единого порядка и правил ведения делопроизводства в администрации  муниципального образования Володарский сельсовет Первомайского района Оренбургской области»   было обнародовано в соответствии с решением Совета депутатов муниципального образования Володарский сельсовет от 07.12.2010  №16 «Об определении мест для размещения муниципальных нормативных правовых актов» (акт об обнародовании от 18.12.2012 прилагается).

Дата обнародования – 08.12.2012 
Период обнародования: с 08.12.2012 по 17.12.2012 

Глава муниципального образования                       
Володарский сельсовет	                                                               В.А. Дурманов